丁安 绘

舜宇集团档案室

丁安 绘

本报记者 王 佳 通讯员 高顺艳  文/摄

    核心提示

    宁波是民营经济大市，民营企业的发展，历来广受关注。

    承载记忆的“张张故纸”，与极具活力的民营企业，又有怎样的关联？不得不说，近年来，我市不少民企日益重视档案建设。

    “档案是企业独有的原始记录、知识和信息，是无法用金钱买到的资产。”用档案省时增效，用档案构建网络，用档案树立形象，用档案赢得客户，尝到“甜头”的我市民企，已将健全档案工作纳入了企业管理的重要一环。

    一直以来，尤其进入新世纪以后，我市各级档案部门十分重视对民营企业档案工作的支持、引导和服务，“这也是服务宁波‘中国制造2025’试点示范城市建设的应有之义。”

       吃“苦头” 尝“甜头” 建档意识在企业发展中升华

    “不少民营企业在起步阶段，因对档案工作的重视不够，需用到时，‘方恨少’。”市档案局副局长詹锐说，这样的“遗憾”不胜枚举。

    慈溪一家机电公司，因发展初期档案管理不规范，在一次与外商开展贸易合作的过程中，无法提供外商所需的材料证明，导致商谈受阻；在电器领域占据一席之地的我市一家民企，当年的一次厂庆遭遇了“早期影像缺失”的尴尬；余姚一家民企的子公司注册商标，原始材料未统一归档，散落到多人手中，到商标展期转让申请时，才发现原始材料已根本无法全部找到。

    “档案之所以具有凭证属性，因为是直接形成的历史记录，如果在发生点时未被充分注意，错过了就是‘一辈子’，没法弥补。”詹锐说，正是因为如此，吃过“档案缺失”苦头的民企，纷纷将健全档案提上日程。

    当然，这不是说企业在初创时，没有一丝一毫的档案意识，“只是朴素的，基本的会计档案、人事档案、生产经营中产生的档案，企业会收集归档，但往往不成系统，更谈不上规范。”

    唯有深刻认识，方有行动自觉。随着我市档案宣传的不断深入，越来越多的民营企业意识到档案的价值。

    “黄金有价，档案无价”，在中国光学行业旗帜、中国民营500强企业舜宇集团看来，档案关联着整个企业发展过程中信息源的产生、管理与开发利用，是企业得以正常运转的一个必不可少的链结。

    在舜宇集团的成长历程中，无论是新产品开发、潜在客户研究、生产成本减少，还是企业知名度提升，都活跃着“档案”的身影。

    比如，舜宇集团为韩国某全球知名公司配套生产照相机的镜头，并获得该公司“最佳协作厂家”的奖牌。后来日本客商为在中国选择照相机镜头生产基地来舜宇考察，舜宇展示了与该韩国公司长期合作的档案资料，引起日本客商的重视，最终达成合作。如今这种合作已扩展到众多知名跨国大公司，舜宇说，信用档案功不可没。

    “利用档案，还能避免经济损失。”6月的一天，申菱公司设备部经理急匆匆跑到公司综合档案室，要求借阅HM—077多工位数控冲床维修说明书。就在10分钟前，公司车间的门板加工线中一台该型号的数控冲床突然停机，机器显示屏显示故障代码。

    档案室工作人员迅速调档，设备检修人员在说明书中查到故障代码对应为“伺服放大器电源检测”，经检修人员打开机器，与操作工一起检查发现电源接插件松动，经更换接插件后重启机器，机器正常运作。期间，耗时不到半小时，生产线即恢复正常生产。

    “真实、可靠、完整的企业档案，不仅为企业发展提供生产、管理、决策的基础性素材，而且可以支撑企业未来发展。”当下，我市不少民营企业已将企业档案作为企业成长的内在生命基因用心打造。

    铸基石 觅拓展 民企档案在实践中规范提升

    “企业档案，同样是一种社会记忆、无形资产。在我国，国有企业的档案主要是运用强制性法规进行管理，民营企业尚处在由探索向规范化迈进的阶段。”

    2012年，市档案局与宁波市人民政府国有资产监督管理委员会制定印发《关于加强市属国有及国有控股企业档案工作的意见》，进一步提升市属国有企业的档案管理水平。“其实，档案自身的规范化建设，国企和民企的标准是一致的。”据市档案局相关负责人介绍，我市各级档案部门在引导、服务民营企业建档工作时，都是按照“统一的技术规范标准”。“只有夯实了基础，才更有条件进行创新。”

    “铸就百年企业，离不开科学、规范的档案管理”，有此理念的我市民营企业越来越主动地参与到当前我省开展的企业档案工作目标管理评定活动中来，截至目前，已有71家民企开展了目标管理评定。

    据介绍，该等级评定分为合格、良好、优秀三档，创建标准分“组织管理”“设施设备”“业务建设”“信息化建设”4大类，大类中又进行细分，比如“业务建设”，涵盖了“收集”“整理”“保管”“鉴定”“利用”等环节。

    “这些基础性标准，对民企建档很有指导性。”据市档案局相关负责人介绍，比如收集工作中，标准要求“企业能根据企业实际情况，不断拓展归档范围”，那么，企业在建档时，除了常规的会计档案、人事档案外，可以有意识地根据自身发展需要拓展、创新建档范围，如党建档案、安全生产档案、质量监督档案、企业信用档案、反倾销档案、企业文化档案等。

    我市不少民营企业亦是“多管齐下”，在实践中规范提升档案工作。据观察，档案示范企业中，基本建立了与现代企业管理相适应的档案组织体系，形成了“统一领导，分级管理”的工作机制，档案管理在企业已形成共识和制度，比如，在有的民企，大型设备运送到公司，档案员不到现场，设备不能开箱；拆箱后，设备的有关资料即由档案员存档；基建项目完工必须由档案员参与验收。

    在抓好档案软硬件设施建设、抓好档案信息资源开发的同时，不少民企在培树员工档案意识上苦下功夫，通过企业报刊、宣传栏、各种会议、培训等渠道，突破企业干部员工的认识误区，使员工特别是公司各部门负责人明白为什么必须重视档案，知道什么材料对于企业是宝贵的，明白自己掌握的信息资源哪些是必须归档的；使大多数人知晓如何做，什么材料要求什么时候移交，怎么移交。

    “认真抓好认识关、收集关、整合关，以及档案队伍建设、档案现代化建设，方能更好地推动企业档案走向制度化、规范化、科学化。”

    期待多方合力 民营企业档案建设任重道远

    在被称为“中日汽车知识产权第一案”的案件中，吉利汽车集团依靠完整的专利档案维护了自己的合法权益。

    在对公司产品进行自愿性产品质量认证过程中，宁波天安集团公司档案室及时准确地提供了500余份技术文件和56套蓝图，使得公司25个产品顺利通过PCCC认证。

    ……

    近年来，民营企业档案资源开发利用成效进一步凸显，除了利用档案维护权益、增强效益外，档案在民营企业申报奖项、融资上市等过程中发挥了重要作用。

    不仅如此，我市方太、舜宇等一批知名企业积极利用档案塑造企业文化，增强企业活力和凝聚力。在舜宇展厅，近千件的文件、书证、实物、照片等档案，全方位地展示了舜宇的创业经验、文化基因、时代风貌。目前，参观展厅已成为舜宇新员工上岗前的必修课，至今已接待员工数千人。同时，也成为增进舜宇与客户及社会各界交流的重要渠道。2年多来，该展厅接待客户、投资商、党政领导、社会团体、学校、行业协会等来访者9877人次。

    “从某种意义上来说，档案就是企业的宝贵资产。”为了进一步提升民企的档案工作水平，近年来，我市各地档案部门因势利导，根据民营企业的自身需求，加强了对民营企业具体档案业务工作的指导服务力度。

    在指导过程中，档案部门按照《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律、标准的要求，注重引导企业建立健全档案管理组织机构和档案工作奖惩考核机制，制定完善企业各类文件材料归档和档案管理的各项制度。同时，注重引导企业把档案信息资源的积累、保管和利用纳入企业生产、经营、管理、营销等各个环节。

    根据民营企业数量多、发展不平衡的实际情况，各地档案部门培育、树立了一批典型，通过组织参观、召开现场会等方式进行宣传，发挥典型企业的示范和辐射作用。同时，加强培训，提高民企档案人员素质。据不完全统计，5年来，全市有600多名民企档案人员参加并通过了档案专业岗位资格培训考试，档案部门进企业开展档案业务专题培训70余场，另有1500余人次参加了重点工程、档案软件使用等其他档案继续教育培训。

    当然，民营企业的档案建设依然任重道远。

    现实中，大多数中小型企业，因认识、资金投入等因素，档案管理比较薄弱，对开展档案工作的心态也比较复杂。即使是一些上规模的民营企业，与企业的发展现状相比，档案管理也是相对滞后。

    “仅依靠档案部门的服务引导，以及企业的内在需求是远不够的。”有识之士提议，可以多方合力，在企业融资贷款、上市及政府奖励扶持工作等开展过程中，进一步引导，同时，对企业信用档案、专利档案、企业职工档案等规范化管理做一定要求，鼓励企业参与档案创建活动，为自身的发展壮大夯实基础。

    延伸阅读

   我市轨道交通工程档案 服务城市开发建设

    目前，宁波市轨道交通已开通运营线路总长约75公里，形成轨道交通“十”字骨架，极大缓解了中心城区交通拥堵；另有在建项目5个。

    轨道交通线路周边地块开发、市政配套工程建设大量实施，要在推进开发建设的同时，做好地铁保护，实现经济和社会效益最大化，需要轨道交通工程档案作为基础依据。

    宁波市轨道交通集团有限公司“地保办”（地铁保护办公室）自成立以来，累计开展地铁保护项目87个，利用轨道交通工程档案93次，如中山路综合整治工程、仇毕安置房项目、绿地中心工程、海曙区档案馆工程、碶闸街地道工程等。工程档案为保证地铁安全和促进城市开发建设发挥了重要作用。

    比如，中山路综合整治工程，该工程9.2公里范围全部处在轨道交通1号线一期的正上方，地下是车站、隧道区间，地面有大量出入口、风亭、冷却塔等附属设施，各类管线和地铁工程交叉量非常大。

    2014年起，根据宁波市政工程前期办公室相关要求，集团公司综合档案室向地保办提供轨道交通1号线一期平面、纵断面、车站和出入口附属设施结构、轨道交通建设期间管线改迁等档案。地保办根据工程档案，指导设计单位优化道路桥梁、地下管线、地下停车场等设计方案。

    根据档案，中山路综合整治工程的地质钻探、桥梁桩基、地下管线等避开了地铁工程，地下停车场工程也采取了相应的围护和加固措施，有效保证了地铁线路及其附属设施的正常运营。

    目前，中山路综合整治工程的路面工程已通车，地铁、地面交通有序互动，通行顺畅，城市品质得到提升。

    （朱晖 刘爱德 徐赐珍）